Toute manifestation culturelle (et comme tout projet) se doit d'être organisée en amont. En dehors de la construction méthodologique du projet, les entrepreneurs ainsi que leur projet doivent répondre à des règles, des démarches, des lois, des normes...
I) Les démarches au préalable
AUTORISATIONS
En tout premier lieu, il faut faire une demande d'autorisation pour réaliser la manifestation à la Mairie (sauf Paris, Lyon, Marseille : PREFECTURE) qui a le terrain où se passera le lieu de la manifestation (1 mois avant). Le lieu est étudié par une commission de sécurité qui juge s'il est en mesure d'accueillir un public dans un cadre sécurisé (Gymnase, amphithéâtre...). Si lors de la manifestation on pense accueillir plus de 1500 personnes, on doit en prévenir la Mairie 1 an à l'avance.
On doit également prévenir de cette manifestation à la gendarmerie ou au commissariat de police. Ils devront effectuer une ronde pendant la manifestation.
ASSURANCES
En second lieu, il faut effectuer les démarches nécessaires auprès des assurances. En effet il faut (au moins) « souscrire à une assurance responsabilité civile et dommages couvrant les dégâts matériels occasionné dans la salle, dégât des biens et sinistres occasionnés aux personnes accueillies ». Dès l'heure de l'ouverture de la manifestation, on devient responsable de la sécurité dans l'enceinte et dans un rayon de 50m devant l'entrée. Il est évident que les organisateurs peuvent faire appel à un service de sécurité.
Pour se couvrir il existe des assurances conçues pour les organisateurs de spectacles : La RCO (Responsabilité Civile Organisateur) :
Elle protège l'organisateur si sa responsabilité est engagée dans des dommages, corporels, matériels, ou immatériels causés aux tiers.
L'organisateur pourra se dégager de sa responsabilité uniquement en invoquant le cas de force majeur, la faute de la victime ou la faute d'un tiers. Il faudra dans ce cas qu'il se retourne contre l'assurance du tiers.
Il faut faire attention à ce que le contrat d'assurance protège les bénévoles présents lors de la manifestation. Et aussi au fait que le contrat ne doit pas être valable uniquement le temps de la manifestation et dans la salle, mais aussi pendant les préparations et le transport (...)
[...] L'association doit cependant s'assurer que cette autorisation a bien été donnée par l'auteur, le chorégraphe ou le compositeur suivant le cas. On peut également citer la SACM (Multimédia) ainsi que ADAGP (Arts Plastiques) Sanctions prévu au non respect des droits d'auteurs Cf. Annexe II Pendant la manifestation Le respect des règles et des arrêtés L'organisateur doit respecter et faire respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existant en matière de manifestation publiques : Règles de sécurité, d'hygiène, de salubrité, Respect de l'heure de fermeture, Respect de la capacité légale d'accueil de la salle ou du chapiteau, Respect des règles de surveillance, limitation éventuelle de nombre d'entrés. [...]
[...] Pour pouvoir obtenir la licence d'entrepreneur du spectacle il faut : -être majeur, et posséder la capacité juridique. -Ne pas avoir été condamné (casier judiciaire vierge) -Etre titulaire d'un bac (domaine indifférent) ou justifier d'une expérience professionnelle dans ce milieu d'au moins 2 ans ou une attestation de formation professionnelle d'au moins 500 heures dans le domaine du spectacle vivant. L'obtention de la licence est gratuite. Elle est personnelle et incessible, sa durée de validité est de 3 ans renouvelables. [...]
[...] Il faut donc toujours veuillez à être dans un cadre juridique légal. ANNEXES Annexe 1 Extrait du Code de la santé publique Article L. 3321-1 : Les boissons sont, en vue de la réglementation de leur fabrication, de leur mise en vente et de leur consommation, réparties en cinq groupes : Ier groupe : Boissons sans alcool : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un début de fermentation, de traces d'alcool supérieures à 1,2 degré limonades, infusions, lait, café, thé, chocolat, etc. [...]
[...] Important, il faut assurer le matériel aussi pendant son transport et déclarer tout nouveau matériel à notre assureur. Cette assurance prend en compte le vol, le matériel cassé mais pas le matériel usé qui ne fonctionne plus. L'assurance annulation. Couvre les dépenses que l'organisateur à déjà effectuées avant la manifestation en cas d'annulation de celle-ci. C'est à l'organisateur d'assurer les frais engagés irrécupérables L'assurance couvrira les conséquences financières d'une annulation, si celle-ci est dû à un cas de force majeure, un événement imprévisible ou alors un deuil familial, maladie, accident, enlèvement, des personnes indispensables au spectacle. [...]
[...] Ainsi s'il y a un accident ou dommage corporel chez une personne du public, et cela à cause d'un manquement à une obligation de sécurité, c'est l'organisateur de spectacle qui engage sa responsabilité pénale. Il y a inexécution du contrat de la part de l'entrepreneur de spectacle. Mais si un dommage matériel ou un accident est causé par une personne du public, alors c'est la responsabilité civile, contractuelle, de cette personne qui est engagée. Car il y a inexécution du contrat de la part de cette personne du public. [...]
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